Communauté at work : concevoir les futures journées de la Communauté – Compte-rendu de la Session #1

Cet atelier, d’une durée d’une heure et 43 minutes, s’est tenu le 5 juin 2025. Il visait à repenser le format des rencontres TMNlab afin de mieux répondre aux besoins d’une communauté en constante évolution. L’objectif principal était de définir la cible, les objectifs, les activités et les modalités des futures rencontres, en tenant compte de la diversité des profils et des attentes des membres. Ceci est un compte-rendu de l’atelier.

Prochaine session de travail : lundi 30 juin à 9h30 [s’inscrire]

Contexte

Fondée en 2013, la Communauté TMNlab a plusieurs fois fait évoluer ses formats de rendez-vous. Des Rencontres Apéro des débuts aux journées Rencontres TMNlab aujourd’hui, des formats présentiels aux formats visio et hybrides, les occasions de se rencontrer et de phosphorer en Communauté ont toujours été nombreuses.

Jusqu’à présent, les Rencontres TMNlab (environ 3 par an) étaient toujours ouvertes aux professionnels extérieurs à la communauté. Elles ont permis d’aborder la transformation numérique à travers des angles spécifiques, permettant de croiser vision prospective et retours d’expérience concrets.

En 2025, nous travaillons sur un format de rencontre dédié aux membres du TMNlab (en alternance avec ces rencontres élargies). Pour ce nouveau format, nous imaginons plutôt traiter la transformation numérique dans son ensemble : multiples sujets, retours d’usages de la communauté, ateliers, partage de pratique… L’objectif est que la majorité des membres (métiers et sujets d’intérêt) se retrouve, se croise et fasse communauté.

Pour les concevoir, nous avons d’abord sollicité votre avis (extraits) :

Après un sondage mené en mars où 49,5% des répondants trouvent intéressant d’explorer un autre format et 43,1% souhaitent contribuer à leur conception, nous avons lancé un groupe de travail avec une première session ouverte ce 5 juin !

L’atelier a réuni les salariés de l’association et un groupe diversifié de membres de la communauté, incluant des représentants du conseil d’administration, des chefs de projet, des membres d’équipes opérationnelles (billetterie, communication, technique), des consultants et des experts du domaine :

• Claire Le Palaire (Grand Paris Sud Essonne Sénart)
• Loïc VENON (Théâtre de Chelles)
• Chloé PANABIERE (Bill’A)
• Corinne Lefebvre (Bill’A)
• Juliette Tissot Vidal (Opéra Comique)
• Loriane Bedu (Grand Paris Sud Essonne Sénart)
• Liesbet Proost (Théâtre de Saint-Nazaire)
• Céline Rousseau (Mazette)
• Christine Champneuf (membre du CA)
• Clément Coustenoble (TMNlab)
• Anne Le Gall (TMNlab)

En savoir plus ? Suivez nos espaces de discussion et la mailing list pour être tenu au courant de la suite ou écrivez à Anne [écrire] ou Clément [écrire] pour proposer votre participation.

Le compte-rendu suivant a été généré avec l’aide d’un outil IA.
Les capture sont issues de l’outil d’animation d’atelier utilisé par le groupe.

Observations Clés

L’analyse des interventions révèle les points importants suivants :

Importance de l’informel : Les participants ont insisté sur l’importance des moments informels (apéros, soirées, networking) pour favoriser les échanges, le tissage de liens et le sentiment d’appartenance à la communauté. Ces moments informels sont considérés comme essentiels pour le succès des rencontres.

Diversité des besoins et des profils : La communauté TMNlab est hétérogène, avec des membres ayant des niveaux d’expertise, des métiers et des attentes variés. Le format doit répondre à cette diversité, en proposant des contenus et des activités adaptés à différents niveaux et intérêts. L’analyse des interventions montre une grande variété de préoccupations, allant des aspects techniques aux questions de management et de stratégie.

Question de la cible et des objectifs : Le débat sur la cible des rencontres (adhérents uniquement, membres non adhérents, ouverture à l’extérieur) et les objectifs à atteindre (renforcement de l’engagement, partage de connaissances, networking, etc.) a été central. Clarifier ces points est crucial pour orienter la conception du format.

Critique des tables rondes classiques : Les participants ont critiqué les tables rondes classiques, perçues comme peu interactives, peu stimulantes et peu propices aux échanges. L’amélioration de ce format est une priorité. Il a été néanmoins établis que les tables-rondes proposées lors des dernières rencontres TMNlab fonctionnaient bien et prenaient en compte les points d’alerte soulevés.

Besoin de concret et d’opérationnel : Plusieurs participants ont insisté sur le besoin d’un contenu concret et opérationnel, directement applicable aux métiers des participants. L’équilibre entre théorie et pratique est un enjeu majeur.

Question de l’accessibilité : L’accessibilité géographique et financière des rencontres a été soulevée. Le budget, les déplacements et la compatibilité avec les agendas des participants sont des facteurs limitants à prendre en compte.

Importance de la transversalité : La communauté TMNlab est multidisciplinaire. Il est important de favoriser les échanges entre les différents secteurs (théâtre, musique, etc.) et de créer des opportunités de networking intersectoriel. Les participants ont souligné l’intérêt de créer des ponts entre des secteurs qui se connaissent peu. Des partenariats avec d’autres associations professionnelles pouvant être imaginés.

Importance de la préparation des intervenants: Le niveau de préparation des intervenants pour les tables rondes a été identifié comme un facteur clé de succès. Une préparation insuffisante peut mener à des discussions peu productives. L’équipe du TMNlab a exposé ses méthodes.

Utilisation d’outils numériques interactifs : L’utilisation d’outils numériques interactifs, tels que les sondages en direct ou les applications de réseautage, a été suggérée pour améliorer l’engagement des participants et rendre les discussions plus dynamiques.

Extraits des phases de travail collectif :

Analyse :

Le workshop a mis en lumière la complexité de la conception d’événements pour une communauté aussi diversifiée que celle du TMNlab. L’approche participative a permis d’identifier un large éventail de besoins et d’attentes. L’analyse des discussions révèle les points forts et les points faibles suivants :

Points forts :

• Approche participative: L’utilisation d’un outil collaboratif et l’implication active des participants ont permis de recueillir un grand nombre d’idées et de perspectives.
• Identification des enjeux clés: Le workshop a permis d’identifier clairement les enjeux liés à la diversité des profils, à l’importance de l’informel, à la nécessité d’un contenu concret et à la question de l’accessibilité.
• Critique constructive: Les participants ont exprimé des critiques constructives sur les formats existants, ouvrant la voie à des améliorations significatives.

Points faibles :

• Échantillon limité du questionnaire: Les résultats du questionnaire préliminaire ne représentent qu’un faible pourcentage de la communauté TMN. Il serait utile d’élargir la consultation pour une meilleure représentativité.
• Manque de clarté sur certains points: Certaines questions, comme la cible exacte des rencontres et le modèle économique, nécessitent un approfondissement.
• Gestion du temps: Le temps imparti au workshop a été limité, ce qui a pu empêcher un approfondissement de certains sujets. Certaines pistes intéressantes n’ont pu être explorées en profondeur.

Relations entre les idées émergentes :

Les différentes idées émergentes sont interdépendantes. Par exemple, le besoin de contenu concret et opérationnel est lié à la question de la cible. L’importance de l’informel est liée à l’engagement et au sentiment d’appartenance. L’accessibilité est liée au budget et au modèle économique. La transversalité est liée à la diversité des profils et des attentes.

Recommandations :

Sur la base de l’analyse, voici les recommandations pour les prochaines étapes :

Élargir la consultation: Réaliser une nouvelle enquête auprès d’un échantillon plus représentatif de la communauté TMN pour affiner la compréhension des besoins et des attentes. Utiliser des méthodes qualitatives pour approfondir les points soulevés.

Clarifier la cible et les objectifs: Définir précisément la cible des rencontres et les objectifs à atteindre. Ces éléments guideront la conception du format. Définir des indicateurs de succès mesurables.

Repenser les formats d’activités: Abandonner les tables rondes classiques au profit de formats plus interactifs et stimulants (ateliers, laboratoires, sessions de co-création, speed-meeting, etc.). Explorer des outils numériques pour faciliter l’interaction et le networking. Intégrer des moments de pause et de détente pour favoriser les échanges informels.

Soigner les moments informels: Accorder une importance particulière aux moments informels pour favoriser les échanges et le networking. Prévoir des espaces et des activités dédiés à ces moments.

Définir un modèle économique viable: Explorer différentes options pour le financement des rencontres (participation financière des non-adhérents, partenariats, etc.) en tenant compte des contraintes budgétaires. Évaluer le coût des différentes options et définir un budget réaliste.

Assurer l’accessibilité: Prendre en compte les contraintes géographiques et financières pour assurer l’accessibilité des rencontres à tous les membres de la communauté. Proposer des solutions pour faciliter la participation des membres éloignés géographiquement ou ayant des contraintes budgétaires.

Favoriser la transversalité: Concevoir des activités qui favorisent les échanges entre les différents secteurs et disciplines. Créer des opportunités de networking intersectoriel.

Veiller à la préparation des intervenants: Mettre en place un processus de préparation clair et structuré pour les intervenants, afin d’assurer la qualité des discussions et l’interactivité avec les participants.

Intégrer des outils numériques interactifs: Explorer l’utilisation d’outils numériques interactifs pour améliorer l’engagement des participants et rendre les discussions plus dynamiques.

Mise en œuvre :

Ces recommandations seront mises en œuvre à travers une alternance de temps de travail en petit groupe (salariés et bénévoles) et de séances ouvertes, impliquant les participants du workshop et d’autres membres de la communauté.

Un plan d’action précis, avec des échéances et des responsabilités clairement définies, doit être établi.

Défis potentiels et solutions :

• Difficulté à concilier les besoins divers: La diversité des besoins peut rendre difficile la conception d’un format unique. La solution est de proposer un programme diversifié avec des options pour différents niveaux et intérêts.
• Contraintes budgétaires: Le manque de ressources financières peut limiter les options. La solution est d’explorer des modèles de financement innovants et de privilégier des solutions frugales.
• Gestion du temps: La mobilisation des participants peut être difficile. La solution est de proposer un format clair, concis et attractif, avec des plages horaires bien définies.

Résultats attendus :

Les résultats attendus sont une meilleure implication et un meilleur engagement des membres de la communauté TMN, un renforcement du sentiment d’appartenance, un partage de connaissances plus efficace et un networking plus dynamique. Des indicateurs de performance précis doivent être définis pour mesurer ces résultats.

Considérations Supplémentaires :

Meilleures pratiques en matière d’innovation et de créativité :

• Design Thinking: Utiliser le processus de Design Thinking pour concevoir les rencontres, en commençant par une phase d’empathie pour comprendre les besoins des utilisateurs, puis en générant des idées, en prototypant et en testant.
• Lean Startup: Appliquer les principes du Lean Startup pour tester et itérer rapidement, en validant les hypothèses et en adaptant le format en fonction des retours.
• Collaboration et co-création: Impliquer activement les membres de la communauté dans le processus de conception pour assurer la pertinence et l’appropriation des rencontres.
• Gamification: Intégrer des éléments de gamification pour rendre les rencontres plus engageantes et ludiques.

Application au contexte du workshop :

Ces meilleures pratiques peuvent être appliquées en organisant des ateliers de co-création, en utilisant des outils collaboratifs et en testant différentes approches avant de lancer le format final. L’intégration de ces pratiques permettra de créer des rencontres plus innovantes, plus engageantes et plus efficaces.