Les Tutos | Organiser une Rencontre TMNlab

Les Rencontres TMNlab sont les temps forts du réseau, l’occasion de se retrouver en vrai, à Paris ou ailleurs. D’échanger, de développer sa vision, de se rassembler au-delà de la communauté. Les angles des Rencontres TMNlab sont le fruit du travail d’animation de la communaté et de la veille sectoriel, ils peuvent aussi être apporté par des membres de la communauté co-organisteurs des rencontres.

Les Rencontres TMNlab : 1 à 2 journées, 2 fois par an minimum. L’équipe programme deux rencontres par an. En fonction des opportunités, d’autres rendez-vous sont organisés en cours d’année. Vous avez envie de co-organiser une Rencontre TMNlab ? Parlons-en.

Sujet et format des Rencontres TMNlab

Les Rencontres TMNlab sont des rendez-vous annuels ou pluriannuels qui vise à croiser prospective, réflexion et mise en action autour de deux grands axes : la transformation numérique des organisations et la création en environnement numérique.

Exemple : – Chaillot Augmenté x Rencontre TMNlab | Art vivant et environnements numériques – Rencontre TMNlab x 4HdF | La communication à l’ère de l’Intelligence Artificielle : usages et enjeux – Rencontre TMNlab x TAP | Numérique culturel, numérique responsable : Penser et conduire une transformation située – Rencontre TMNlab x Hacnum | Se former à l’ère numérique – Rencontre groupe #CMCulture | Réseaux sociaux, le début de la fin ? – Rencontre groupe Billetterie | Expérience spectateur, hospitalité hybride et politique tarifaire – Rencontre TMNlab | Qu’est-ce qui fait lieu ? Réinventer l’espace public des théâtres – Rencontre TMNlab | Participation, coopération, communautés

Public visé	Récurrence	Durée	Format
Tout public, sur inscription	Minimum 2 fois par an, souvent le lundi	Une journée ou plus, parfois 1/2 journée	Présentiel ou hybride si possible

Vous pouvez retrouver des restitutions d’événements dans le Centre de ressources pour vous inspirer. Cette description vise à faciliter l’organisation en autonomie par les membres tout en préservant une cohérence dans la programmation globale de la Communauté TMNlab.

Comment organiser une Rencontre TMNlab

Préparation sur quelques semaines à quelques mois | Au choix : en groupe de travail

En amont : 1 – définir un sujet d’intérêt partagé avec un.e ou plusieurs membres, former un groupe d’organisation 2 – se rapprocher de l’équipe pour articuler ce projet avec le reste de l’activité 3 – identifier les créneaux disponibles et trouver un lieu d’accueil, si possible partenaire de la journée Conception : 4 – organiser un rétroplanning et une méthodologie de travail (angle éditorial, création du programme et choix des formats, recherche d’intervenants, organisation logistique jusqu’au jour J) – l’équipe salariée du TMNlab aide sur la méthodologie et assure un soutien tout au long du projet Communication : 5 – quand le pré-programme est prêt, récupérer un lien visio Zoom TMNlab créé pour l’événement 6 – publier son événement sur le site 7 – relayer son événement sur la mailing list interne, le Discord, ses propres réseaux professionnels (l’équipe salarié se charge des envois sur la page LinkedIn et via la newsletter, si l’événement est annoncé assez tôt au regard du calendrier éditorial) 8 – mettre à jour l’événement au fur et à mesure de l’avancée du programme 9 – suivre les inscriptions (système automatisé, en lien avec l’équipe) Production : 10 – animer les réunions de travail 11 – recruter les intervenants et animateurs 12 – assurer le suivi du budget éventuel (le TMNlab n’a pas de budget pour les événements additionnels) 13 – vérifier les besoins techniques sur site (projection, connexion, micros, enregistrements, jauge, sous-salles) 14 – organiser le voyage et hébergement des intervenants, si concerné 15 – relancer les inscrits pour confirmer la venue 16 – mettre en place l’accueil sur place le jour J (café d’accueil, pointage, gestion de l’événement avec des bénévoles du TMNlab et le lieu d’accueil) 17 – animer la Rencontre TMNlab le jour J 18 – prendre si possible des photos pendant l’événement

Comment documenter une Rencontre TMNlab

La documentation est la base d’une communauté de pratique et au cœur du partage de connaissance du TMNlab. Chaque rendez-vous doit être documenté et publié dans un délai raisonnable. C’est un engagement que vous prenez en organisant un événement.

Quelques jours de travail | Accès public

1 – enregistrer la session avec les équipes techniques sur place (en général le son suffit) 2 – prendre des notes pendant l’animation : idées clés, repères temporels, échanges avec la salle, références données dans la discussion, selon pertinence 3 – récupérer l’enregistrement sonore de la session et le convertir en MP3 (ex : avec le logiciel gratuit Audacity) 4 – scinder les pistes sonores en chapitres pour faciliter l’écoute, retravailler le son si nécessaire 5 – publier le son en article dans la rubrique « Les Rencontres TMNlab » 6 – accompagner cette publication d’un texte de présentation du contexte et d’éléments pour se repérer dans le contenu (soit vos notes, soit d’un compte-rendu automatisé à partir de la transcription de la session – ce qui peut être faite à l’aide d’un outil d’intelligence artificielle générative par exemple – dont vous aurez relu et validé le contenu) – plus vous travailler ce texte, plus votre restitution aura de la valeur pour les lecteurs (facilité d’accès, bon référencement) 7 – joindre toutes ressources qui vous sembleraient pertinentes (présentation des intervenants, liens, publications annexes, recherches préparatoires…) Pour publier un article, c’est par ici : https://www.tmnlab.com/soumettre-article/

Envie de passer le cap mais encore des doutes ?

Retrouvez d’autres membres intéressés sur le Discord de la communauté [clic] ou via la Mailing list [clic] Les membres des groupes de travail [clic] peuvent aussi organiser ces événements avec vous Chaque mois, des rendez-vous en visio 30 min chrono : Session d’accueil… et de mise à niveau [clic] sont organisés par l’équipe salariée pour vous renseigner et vous aider Nous sommes aussi joignable sur Discord ou via la page Equipe [clic].